ระบบ “Commsci Easy Track : ระบบติดตามเอกสารเบิกจ่ายออนไลน์”
ระบบ “Commsci Easy Track : ระบบติดตามเอกสารเบิกจ่ายออนไลน์” ได้รับรางวัลผลงานทีมดีเด่น คณะวิทยาการสื่อสาร โดยได้รับมอบรางวัลในพิธีมอบเกียรติบัตรและประกาศเกียรติคุณ “บุคลากรดีเด่น” ประจำปี 2568 เมื่อวันที่ 25 กันยาน 2568 ซึ่งผลงานดังกล่าวเป็นผลงานที่สะท้อนพลังความร่วมมือและการบูรณาการความรู้จาก 3 ส่วนงาน โดยทีมงานประกอบด้วย นางสาวพิมพ์ชนก พลวรรณ งานการเงินและบัญชี นางธิดากาญจน์ คงมาก งานพัสดุ และนายอับดุลอาซิส ดือราแม งานเทคโนโลยีสารสนเทศ ทั้ง 3 ส่วนงาน ได้ร่วมกันแก้ปัญหาการติดตามเรื่องเบิกจ่ายที่ซ้ำซ้อนและล่าช้า จนพัฒนาระบบติดตามออนไลน์ที่เชื่อมโยงข้อมูลข้ามฝ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งปัจจุบัน “Commsci Easy Track” ถูกใช้งานมากว่า 2 ปี ซึ่งได้ช่วยลดการสอบถามข้อมูลจากผู้รับบริการ ลดภาระงานเจ้าหน้าที่ และเพิ่มคุณภาพการให้บริการอย่างเป็นรูปธรรม รางวัลนี้จึงไม่เพียงตอกย้ำถึง ความคิดสร้างสรรค์และความทุ่มเทของทีมงาน แต่ยังสะท้อนให้เห็นว่า การทำงานร่วมกันด้วยความเชี่ยวชาญที่ต่างกัน สามารถสร้างนวัตกรรมที่มีคุณค่าต่อองค์กรได้
นางสาวพิมพ์ชนก พลวรรณ นักวิชาการงานการเงินและบัญชีชำนาญการ หนึ่งในทีมผู้พัฒนาระบบกล่าวว่า แนวคิดของ Commsci Easy Track เริ่มจากการสังเกตปัญหาในการให้บริการข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารเบิกจ่าย เนื่องจากการเบิกจ่ายเงินเกี่ยวข้องกับแหล่งเงินจากหลายส่วน เมื่อส่งเบิกแล้ว ผู้รับบริการมักจะสอบถามถึงระยะเวลาการรับเงิน เจ้าหน้าที่การเงินก็จะต้องสอบถามกลับถึงข้อมูลของเอกสารเบิกเพื่อจะได้ทราบถึงแหล่งเงินที่เบิกจ่าย และจะสามารถตรวจสอบตามเส้นทางเอกสารจากแหล่งเงินนั้นๆได้ ทำให้ต้องใช้ระยะเวลาในการตรวจสอบ ซึ่งอาจก่อให้เกิดความไม่พอใจต่อการให้บริการได้
“เพื่อแก้ปัญหานี้ เราจึงพัฒนาระบบให้ผู้รับบริการสามารถตรวจสอบสถานะและรับทราบประมาณการเวลาการรับเงินได้ด้วยตนเอง ผลลัพธ์จากการประเมินผู้ใช้บริการพบว่ามีความพึงพอใจอยู่ในระดับสูง เพราะสามารถติดตามขั้นตอนการดำเนินงานผ่านระบบโดยไม่ต้องโทรสอบถาม ส่งผลให้เจ้าหน้าที่งานการเงินลดภาระในการให้ข้อมูลและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้มากขึ้นค่ะ” นางสาวพิมพ์ชนกกล่าว
นายอับดุลอาซิส ดือราแม นักพัฒนาระบบ ให้ความเห็นว่า ปัจจุบัน Commsci Easy Track ยังไม่สามารถทำงานออนไลน์เต็มรูปแบบได้ เนื่องจากจำเป็นต้องใช้ข้อมูลบางส่วนจากส่วนกลางเพื่อให้ระบบทำงานได้ครบศักยภาพ แต่แม้เป็นเพียงการเริ่มต้น ระบบนี้ก็สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้อย่างชัดเจน และช่วยอำนวยความสะดวกในการติดตามเอกสารเบิกจ่ายอย่างมีประสิทธิภาพ
นางธิดากาญจน์ คงมาก งานพัสดุ กล่าวว่า ในการดำเนินงานพัฒนาระบบ Commsci Easy Track ด้านงานพัสดุได้ช่วยลดความซ้ำซ้อนในการออกเลขหนังสือได้ 100% เพราะระบบสามารถตรวจสอบเลขหนังสือได้อัตโนมัติ ทำให้ผู้ปฏิบัติงานด้านพัสดุทั้งสองท่านสามารถทำงานได้สะดวกขึ้น และลดความผิดพลาดจากการออกเลขซ้ำ
ระบบ Commsci Easy Track เป็นตัวอย่างของนวัตกรรมที่เกิดจากความร่วมมือและการต่อยอดความรู้ภายในองค์กร ช่วยสร้างคุณค่า เพิ่มประสิทธิภาพงาน และสามารถพัฒนาต่อยอดไปสู่ระบบดิจิทัลเต็มรูปแบบในอนาคต ทั้งนี้ ทางคณะวิทยาการสื่อสารยินดีเปิดพื้นที่แห่งการเรียนรู้และการแบ่งปัน องค์ความรู้จากการพัฒนาระบบนี้พร้อมถ่ายทอดสู่หน่วยงานที่สนใจ เพื่อร่วมกันต่อยอดและพัฒนางานให้ดียิ่งขึ้น ผู้สนใจสามารถประสานได้ที่ งานการเงินและบัญชี คณะวิทยาการสื่อสาร
